10 conseils pour être plus efficace

Pile de dossiers, e-mails qui carillonnent, répondeurs saturés... Vos journées de travail ne sont pas toujours un long fleuve tranquille. Et si vous gagniez en efficacité ?

1- Fixez les objectifs

Identifiez le travail, estimez le temps et la compétence nécessaires à l'accomplissement d'une tâche. Isolez ce qui est "à faire", "à différer", "à déléguer", "à jeter". Distinguez les travaux urgents et les travaux importants, c'est-à-dire ceux dont la réalisation est indispensable au bon fonctionnement de l'entreprise.

2- Listez les priorités

Chaque lundi pour la semaine, chaque matin pour la journée, consacrez quelques minutes à planifier la somme des tâches en les classant dans un ordre logique par rapport à l'urgence. Fixez-vous des priorités pour avancer. Exemple : s'assurer que la réunion de 11 heures n'a pas été annulée avant de photocopier les 800 pages de l'ordre du jour.

3- Évitez la dispersion

Regroupez les tâches de même nature : envoyer plusieurs e-mails, préparer ou classer plusieurs factures, passer une série d'appels téléphoniques, vous feront gagner d'appréciables minutes. Limitez le nombre de réunions : essayez de convaincre votre patron de transformer certaines d'entre elles en conférences téléphoniques, en réduisant le nombre de participants, ou mieux, en vous dispensant d'y assister. Pensez vite mais agissez sans précipitation.

4- Déléguez

Le but n'est pas de vous débarrasser d'un travail fastidieux mais de développer les aptitudes de l'ensemble de votre équipe. Quand vous aurez déterminé la personne la plus apte à effectuer une tâche donnée, fixez les paramètres (délai, sources d'informations, personnes à contacter...) et surveillez son exécution.

5- Ne vous laissez pas déborder

Le classement (que personne n'aime faire, nous sommes bien d'accord) exige pourtant un traitement quotidien. Faites de la place sur votre bureau, ou utilisez le sol. Un monceau de papiers contribue à nourrir votre impression de désorganisation. Pourquoi ne pas utiliser des dossiers de couleur qui vous signaleront en permanence la hiérarchie des urgences ?

6- Apprenez à communiquer

Adoptez un langage clair et concis, quels que soient vos interlocuteurs. De plus, il est judicieux de préparer le message à faire passer en fonction de la personne à qui il est destiné. Vous améliorerez la compréhension du rôle de chacun, éviterez les tensions inutiles et contribuerez à résoudre rapidement les problèmes. Évaluez vos compétences et servez-vous de vos points forts. Si vous savez que votre humour peut faire passer un retard de travail ou un dossier assemblé dans le désordre, jouez-en... sans en abuser.

7- Téléphonez efficacement

Décrochez rapidement et prenez un ton engageant tout en vous concentrant sur une écoute active. Au besoin, aidez votre interlocuteur à en arriver au fait en canalisant la conversation. Concluez en rappelant votre nom et numéro de poste et vérifiez que vous avez ses coordonnées.

8- Prenez des notes

Privilégiez les carnets de notes et votre agenda au Post-it et autres bouts de papier conçus pour recueillir des informations de manière provisoire. Notez sur votre agenda, à la date où ils sont attendus, les appels téléphoniques, les réponses par courrier ou e-mail, pour toujours contrôler la situation.

9- Estimez l'impondérable

Prévoyez toujours une marge de sécurité (rendez-vous avancé, ordinateur qui plante, défection imprévue de la personne à qui une partie du travail a été déléguée...). Cela vous permettra d'accomplir votre tâche dans le calme et de ne jamais vous laisser déborder.

10- Maîtrisez votre temps

Dégagez du temps : quelques heures ou même une demi-heure. Envisagez de venir une heure plus tôt pour travailler dans le calme ou de rester le soir quand le téléphone cesse de vous vriller les tympans. Notez sur votre agenda cette plage horaire. Ne prenez aucun appel pendant ce moment-là. Faites des pauses : ménagez-vous des moments pour faire le point sur le travail en cours et sur les tâches restant à accomplir.

Et n'oubliez pas de vous féliciter pour garder le contrôle de la situation :-)