Des conseils pour communiquer efficacement au travail

Communiquer, échanger des idées, des points de vue, des informations avec des collègues, des amis… Cela paraît évident, naturel ! Pourtant, bien souvent, nous avons l’impression que ce que l’on a pu dire a été déformé, mal compris… Et oui, savoir communiquer efficacement, ce n’est, en fait, pas si simple… Mais pourquoi ? La façon dont vous vous exprimez influence considérablement la qualité de vos échanges. Apprenez à mobiliser vos compétences relationnelles dans le cadre de vos missions professionnelles.

2.5.Communiquer, échanger des idées, des points de vue, des informations avec des collègues, des amis… Cela paraît évident, naturel ! Pourtant, bien souvent, nous avons l’impression que ce que l’on a pu dire a été déformé, mal compris… Et oui, savoir communiquer efficacement, ce n’est, en fait, pas si simple… Mais pourquoi ? La façon dont vous vous exprimez influence considérablement la qualité de vos échanges. Apprenez à mobiliser vos compétences relationnelles dans le cadre de vos missions professionnelleLa communication positive relève avant tout de la disposition d'esprit. En effet, nos expériences, nos centre d'intérêt, nos valeurs et nos opinions agissent de concert sur notre perception du monde. Ainsi notre discours intérieur conditionne nos rapports avec notre entourage

ADOPTEZ LE BON COMPORTEMENT

Acceptez l'idée de devoir modifier votre vision des choses et de porter un regard constructif sur les événements et leur environnement immédiat. Profitez ainsi de l'énergie et de la motivation générées par cette attitude pour aller de l'avant, dynamiser vos relations, sortir d'une impasse ou résoudre un conflit. L'ouverture d'esprit, la créativité et la souplesse dont vous ferez preuve vous aideront à négocier et convaincre plus efficacement.

AGISSEZ AVEC MÉTHODE

Votre capacité à convaincre dépend de votre conviction personnelle. Votre confiance en vous influe sur vos intonations, gestes et expressions. Or, ce sont précisément ces signes qui contribueront (ou non) à la crédibilité de votre message. Placez-vous dans la situation de votre interlocuteur, afin d'en comprendre le point de vue, les motivations et appréhensions. Construisez une proposition dont les objectifs servent également son intérêt. Anticipez ses objections et réticences, de manière à affûter votre réflexion.

Pour structurer vos arguments, suscitez son intérêt en précisant immédiatement l'avantage qu'il pourra tirer de votre proposition. Ensuite, développez votre idée principale en l'étayant par des exemples concrets et chiffrés, relatifs à son domaine d'activité. Et enfin, concluez par une formule « choc » susceptible de convaincre, comme un slogan.

EMPLOYEZ UN VOCABULAIRE CHOISI

Pour être « entendu », adaptez votre langage au sujet et à la personnalité de votre interlocuteur : optez pour une tonalité plutôt qualitative, logique ou encore affective. Adoptez un mode d'expression clair, concis, affirmatif et concret qui évoque des idées, fait naître des images, des sensations et des sentiments positifs chez votre interlocuteur.

Privilégiez ainsi le présent et le futur de l'indicatif (mode du réel), les verbes d'action, les métaphores et prenez soin d'impliquer et d'associer l'intéressé à votre proposition. Écartez le conditionnel, le passé et le subjonctif (mode de l'hypothèse), ainsi que les interrogations négatives (ex. : ne serait-il pas pertinent de...) qui induisent le doute ou le refus, les expressions restrictives ou dubitatives (ex. : assez, sans problème, quand même).

PRIVILÉGIEZ LA COMMUNICATION NON VERBALE

La communication est exprimée à 80 % par les gestes, silences et intonations. Allez dans un pays étranger où vous ne maîtrisez pas la langue, vous arriverez toujours à vous faire comprendre rien qu'en utilisant des gestes. Le corps en dit long sur les sentiments. Il est souvent le reflet de notre inconscient.

Aussi, il est crucial de vous assurer de la cohérence entre ce « langage physique » et le sens de vos paroles.

Préférez un langage imagé. Votre sensibilité et votre esprit créatif vous permettent de vous exprimer aussi grâce aux métaphores, jeux de mots, images et sensations. Ce mode de communication est particulièrement percutant, car il est perçu et décodé de façon globale et immédiate, à la façon d'un dessin humoristique.

Veillez à la tonalité de votre voix, qui révèle vos émotions. Elle exprime votre degré de conviction et témoigne de l'énergie investie dans votre discours. Bien articulée, claire et rythmée, elle contribue à convaincre. Mettez du relief, de la chaleur et de la clarté dans votre voix : vous influencerez positivement votre auditoire. En outre, soyez attentif aux feedbacks non verbaux de vos interlocuteurs afin d'évaluer leur degré de compréhension et d'intérêt. L'enthousiasme et la bonne humeur sont contagieux, pensez-y !

MISES EN APPLICATION

Pour être plus à l'aise dans vos relations professionnelles et personnelles, découvrez des exemples de mises en application des conseils précédents. Vous êtes en permanence en relation avec des interlocuteurs différents : patron, client, collègues, … Appliquez-les et vous verrez que votre capacité à communiquer efficacement sera renforcée !

1. Un supérieur hiérarchique

Auparavant : réalisez une étude objective sur le sujet: chiffrez les coûts et/ou les économies, estimez les résultats et impacts, inventoriez les moyens. Mettez en avant les bénéfices concrets de votre proposition pour l'entreprise. Enfin, sollicitez un entretien auprès de votre responsable.

Pendant : invitez votre supérieur à intervenir ou à rectifier vos propos. Intégrez ses remarques, suggestions et questions. Remerciez-le de son attention et demandez-lui de vous indiquer son délai de réponse.

Le conseil : prévoyez au moins deux options réalistes afin de lui accorder une marge de réflexion et l'initiative de la décision.

2. Un client

Auparavant : fondez votre argumentaire sur les critères de satisfaction du client. Imaginez un éventail de solutions de nature à répondre à toute éventualités, sans vous écarter de votre objectif.

Pendant : n'interrompez pas votre client ! Traitez ses objections comme des questions, car elles vous informent de la nature de ses réticences. Conservez un mode de communication positive : évitez toute opposition personnelle et recentrez le dialogue autour de faits objectifs (ex. : De quoi s'agit-il ?). Concluez toujours sur une note optimiste, même en cas d'échec (ex. : J'espère avoir le plaisir de traiter à nouveau avec vous). Cette démarche facilitera les contacts ultérieurs.

Le conseil : pour trouver une alternative en cas de blocage, utilisez des hypothèses (ex. : Si je vous proposais de ..., est-ce que cela vous permettrait de ...?).

3. Un collègue

Auparavant : faites preuve d'assertivité. Apprenez à défendre votre point de vue tout en respectant celui des autres.

Pendant : reformulez l'essentiel des propos tenus, afin d'éviter les affrontements. Focalisez-vous sur le fond et non sur les positions personnelles. Réfutez seulement les objections majeures et soulignez, au fur et à mesure de la discussion, les progrès accomplis et les points d'accord. Concluez en le remerciant de cet échange et participation.

Le conseil : pratiquez l'humour avec bienveillance pour détendre l'atmosphère, relativiser les enjeux et assouplir les tensions, le cas échéant.

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